Cómo organizar los documentos más importantes de la vida

May 24, 2023

Si los documentos de su oficina en casa, los registros médicos familiares, las facturas y los informes escolares de los niños bailan entre una pila en la mesa de la cocina y una caja sin marcar en el garaje, es hora de desarrollar un sistema de archivo adecuado.

Esté preparado para dedicar al menos 15 minutos a la tarea para lograr algún progreso. No se sorprenda si le lleva algunas horas acumuladas durante un fin de semana organizar todo. La buena noticia es que, una vez que sus documentos tengan un lugar adecuado, solo necesitará unos minutos a la semana para mantener el nuevo sistema.

A continuación, le mostramos cómo organizar sus archivos en papel. Aquí hay una pista: utilícelo como un momento para pensar en formas de reducir el desorden de papel de manera más permanente. Mientras organiza, mantenga una lista actualizada de facturas, avisos y otros documentos que tengan la opción de no usar papel y reserve tiempo para configurarlos. (Y sí, también tenemos algunos consejos sobre cómo organizar su biblioteca digital).

Primero, determina tu objetivo final. ¿Quieres organizar todos los documentos de tu vida? ¿O prefiere deshacerse de la mayor cantidad de papel posible? Luego, toque cada documento y decida dónde debe ir. Divide esos documentos en montones que tengan sentido para ti. Mientras clasifica, mantenga cada pila organizada con notas adhesivas. Estas son algunas sugerencias de categorías:

Asigne a cada carpeta de archivos un nombre reconocible, como Inmigración, Médico o Impuestos [año]. Luego, recopile todo en carpetas de documentos o carpetas de archivos colgantes para un archivador o gabinete. Las carpetas individuales de tres anillas funcionan mejor para montones de documentos más pequeños, como su pila accionable con las facturas y recibos de este mes. (También puede guardarlos en una bolsa de congelador de 1 galón y ordenarlos más tarde).

Coloque su sistema de archivo en un lugar seguro que sea de fácil acceso pero fuera del alcance de los niños desordenados. No guarde esa caja fuerte para documentos a prueba de fuego en un rincón de su garaje desordenado. "Ser organizado se trata de encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas", dijo Ashley Hines, organizadora holística del hogar y fundadora de Thee Tailored Life.

Es importante no dejarse sobrecargar. Nuestros expertos dicen que la limpieza afecta tanto al espacio mental como al espacio físico. "Es importante reconocer que [el] objetivo es simplificar las cosas y hacerlas más eficientes", señaló Katrina Green, diseñadora de interiores licenciada y organizadora profesional de Badass Homelife.

Si está estresado, considere dividir la tarea en partes manejables y limite su trabajo a solo 15 minutos por día. O tómese el tiempo para abordarlo mientras mira un episodio de su programa favorito.

Si siente que todavía no está progresando, la ayuda profesional podría ser el camino a seguir. "La organización no tiene que ser un proceso solitario", agregó Green. Los grupos comerciales como el Instituto para Desafiar la Desorganización, la Asociación Nacional de Profesionales de la Productividad y la Organización y la Asociación Nacional de Organizadores Profesionales Negros pueden ayudarlo a encontrar organizadores profesionales certificados y expertos en productividad en su área.

Este artículo fue editado por Brittney Ho, Amy Koplin y Sofia Sokolove.

kaitlyn pozos

Kaitlyn Wells es una redactora sénior que aboga por una mayor flexibilidad laboral al mostrarle cómo trabajar de manera más inteligente de forma remota sin perderse a sí mismo. Anteriormente, cubrió mascotas y estilo para Wirecutter. Nunca conoció una mascota que no le gustara, aunque no puede decir lo mismo de las aplicaciones de productividad. Su primer libro ilustrado, A Family Looks Like Love, sigue a un cachorro que aprende que el amor, en lugar de cómo te ves, es lo que hace a una familia.

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